Charte RGPD

CHARTE RELATIVE A LA PROTECTION 

DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DES UTILISATEURS

 

1.     Définition et nature des données à caractère personnel

Lors de votre utilisation du site Internet accessible à l’adresse « www.neopole.com » (ci-après la « Plateforme »), nous pouvons être amenés à vous demander des données à caractère personnel vous concernant, désignant toutes les données qui permettent d’identifier un individu directement ou indirectement, et pour lesquelles nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données personnelles. 

Dans ce cadre, nous collectons les données détaillées ci-dessous. Vous serez informé, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Nous vous indiquerons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

1.1 Information que vous nous communiquez

Lorsque que vous entrez en contact avec nous par l’intermédiaire du formulaire disponible sur la Plateforme, nous collectons les données suivantes :

• informations permettant votre identification: nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
• toutes informations que vous choisirez de nous communiquer.

​1.2 Information que nous collectons automatiquement lors de votre utilisation de la Plateforme

Lors de votre utilisation de la Plateforme et pour la bonne exécution des services fournis à travers la Plateforme, nous sommes également susceptibles de collecter des données à caractère personnel vous concernant, de manière automatique par l’intermédiaire des outils et services proposés sur la Plateforme. 

Dans ce cadre, nous sommes amenées à collecter les données suivantes :

• informations d’utilisation des outils et fonctionnalités de la Plateforme : nous collectons des informations concernant vos interactions avec la Plateforme et notamment, les pages ou les contenus consultés sur la Plateforme, les liens sur lesquels vous avez cliqués ;
• informations de connexion et relatives aux équipements et appareils que vous utilisez pour vous connecter à la Plateforme : nous collectons les données de connexion d’appareils lorsque vous accédez et utilisez la Plateforme, et notamment, votre adresse IP, le système d'exploitation, les dates et heures de connexion, les identifiants uniques, les données de plantage, les pages visualisées ou affichées avant ou après s’être connecté à la Plateforme. Votre adresse IP permet également de déterminer la ville depuis laquelle vous vous connectez.

 

2.     Objet de la présente charte

La présente charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter et traiter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits.

Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi qu’au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

 

3.     Identité du responsable de la collecte et du traitement de données

Le responsable de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel est le la société NEOPOLE, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Meaux , sous le numéro 344 060 462, ayant son siège social au 9 Bis, Passage d’Artois Bidot, 
94100 Saint Maur des Fossés (dénommée dans le cadre des présentes « nous»).

 

4.     Collecte et traitement des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes :

1. Effectuer les opérations relatives à la gestion et au suivi de nos relations avec les utilisateurs de notre Plateforme, et répondre à vos sollicitations, 
2. Constituer un fichier des clients de nos services et de prospects,
3. Adresser des newsletters ou tous messages informatifs relatifs à notre actualité et/ou toute évolution de nos services afin de vous informer de nos offres adaptées à l’utilisation de nos services. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données ;
4. Élaborer des statistiques concernant l'utilisation et la fréquentation de notre Plateforme ;
5. Optimiser le fonctionnement et l’efficacité de notre Plateforme ;
6. Respecter nos obligations légales et réglementaires.

 

5.     Information dispositif d'écoute et d'enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques

Nous vous informons que le groupe NEOPOLE met en œuvre un dispositif d’écoute et d’enregistrement ponctuel des conservations téléphoniques pour des raisons de formation et d’évaluation de ses salariés, ainsi que de qualité de service. La collecte des données, réalisée directement auprès de vous, repose sur l’intérêt légitime du groupe NEOPOLE.

Vous pouvez vous opposer à cet enregistrement directement auprès de votre interlocuteur.  

Les enregistrements des conservations téléphoniques sont conservés pendant 60 jours à compter de leur collecte. Seules les télésecrétaires auront accès à cet enregistrement ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit d’opposition, droit à la limitation du traitement.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez nous contacter, en justifiant de votre identité, par mail à rgpd@neopole.com ou par courrier au RGPD - NEOPOLE - 9 bis, passage Dartois Bidot - 94100 - Saint Maur des Fossés.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

 

6.     Destinataires des données collectées et traitées

Notre personnel et les services chargés du contrôle (cour des comptes notamment) auront accès à vos données à caractère personnel.

Ces données peuvent être communiquées à des tiers liés par un contrat de sous-traitance pour exécuter des services d’hébergement et de maintenance informatique, de gestion de contacts, de gestion de la communication ou de gestion de bases de données. Ces sous- traitants n’agissent que sur nos instructions et n’ont accès à vos données à caractère personnel uniquement pour exécuter leurs services.

Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels.

 

7.     Cession des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

Cependant, vous êtes informés que nous nous réservons la possibilité de communiquer à des tiers vos données entièrement anonymisées et sous forme agrégée, c’est-à-dire dans une forme ne permettant pas de vous identifier, de quelque manière que ce soit.

 

8.     Durée de conservation des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire pour la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées. 

A l’issue de leur durée de conservation, elles seront supprimées. 

Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.

1. Concernant les données relatives à la gestion et au suivi des relations avec les utilisateurs de notre Plateforme :

Nous conservons vos données pendant un délai maximum de trois (3) ans à compter de la collecte de vos données ou du dernier contact émanant de l’utilisateur. 

2. Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir les newsletters :

Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum trois (3) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.

3. Concernant les statistiques de mesure d’audience :

Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de treize (13) mois. 

 

9.     Sécurité

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. 

 

10.     Hébergement

Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs de la société, situés en France dans l’Union européenne. 

Vos données ne feront l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union européenne dans le cadre du traitement que nous réalisons.

 

11.  Cookies

Les cookies sont des fichiers textes, souvent cryptés, stockés dans votre navigateur. Ils sont créés lorsque le navigateur d’un utilisateur charge un site internet donné : le site envoie des informations au navigateur, qui créé alors un fichier texte. Chaque fois que l’utilisateur revient sur le même site, le navigateur récupère ce fichier et l’envoie au serveur du site internet.

On peut distinguer trois types de cookies, qui n’ont pas les mêmes finalités : les cookies techniques, les cookies des réseaux sociaux et les cookies publicitaires :

Les cookies techniques sont utilisés tout au long de votre navigation, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser les réponses renseignées dans un formulaire ou encore les préférences de l’utilisateur s’agissant de la langue ou de la présentation d’un site internet, lorsque de telles options sont disponibles.

Les cookies des réseaux sociaux peuvent être créés par les plateformes sociales pour permettre aux concepteurs de sites internet de partager le contenu de leur site sur lesdites plateformes. Ces cookies peuvent notamment être utilisés par les plateformes sociales pour tracer la navigation des internautes sur le site internet concerné, qu’ils utilisent ou non ces cookies.

Les cookies publicitaires peuvent être créés non seulement par le site internet sur lequel l’utilisateur navigue, mais également par d’autres sites internet diffusant des publicités, annonces, widgets ou autres éléments sur la page affichée. Ces cookies peuvent notamment être utilisés pour effectuer de la publicité ciblée, c’est-à-dire de la publicité déterminée en fonction de la navigation de l’utilisateur.

Nous utilisons des cookies techniques. Ceux-ci sont stockés dans votre navigateur pour une période de treize (13) mois.

Nous n’utilisons pas de cookies des réseaux sociaux, ni de cookies publicitaires. Si nous devions en utiliser, ces cookies ne seront déposés que si vous donnez votre accord. Vous pourrez vous informer sur leur nature, les accepter ou les refuser.

Nous utilisons également des cookies générés par des solutions tierces, telles que Google Analytics, qui sont des outils statistiques d’analyse d’audience permettant de mesurer le nombre de visites sur la Plateforme, le nombre de pages vues et l’activité des visiteurs, mais aussi d’améliorer votre expérience de navigation et augmenter les performances globales de notre Plateforme. 

La durée de conservation de ces cookies est mentionnée à l’article 8 (iii) de la présente charte.

Nous vous rappelons à toutes fins utiles qu’il vous est possible de vous opposer au dépôt de cookies techniques et des cookies générés par ces solutions tierces, en configurant votre navigateur. Un tel refus pourrait toutefois empêcher le bon fonctionnement de la Plateforme.

 

12.  Fondement juridique au traitement de vos données

Lorsque nous collectons vos données personnelles pour les finalités (i) et (ii) présentées à l’article 4 de la présente charte, nous vous informons que cette collecte est nécessaire pour l’exécution des services que nous vous proposons et/ou à l’utilisation de notre Plateforme. Le fondement légal de la collecte est l’exécution de mesures pré-contractuelles et contractuelles prises à votre demande pour répondre à vos requêtes. Votre consentement exprès à cette collecte n’est donc pas requis.

Lorsque vos données sont collectées pour vous adresser notre newsletter (finalité (iii)), nous sollicitons préalablement à tout traitement de vos données votre consentement exprès.

Lorsque nous collectons vos données dans le cadre des finalités (iv) et (v), nous vous informons que cette collecte relève de l’intérêt légitime de notre entreprise et n’est pas soumise à l’obtention préalable de votre consentement.

Enfin, lorsque vos données sont collectées pour répondre à nos obligations légales et règlementaires, votre consentement n’est pas non plus requis.

 

13.  Accès à vos données à caractère personnel

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez du droit de demander l'accès aux données à caractère personnel vous concernant, la rectification ou l'effacement de celles-ci, la limitation du traitement de vos données personnelles.  Vous disposez également d’un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles pour des motifs légitimes, ainsi que d’un droit d’opposition à ce que vos données soient utilisées à des fins de prospection. Vous avez le droit de demander la portabilité des données dans la mesure où cela est applicable. De même, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement des données repose sur le consentement. Enfin, vous avez le droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés, après votre décès, ces droits.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez nous contacter, en justifiant de votre identité.

Par voie électronique : rgpd@neopole.com

Par courrier postal : RGPD - NEOPOLE - 9 bis, passage Dartois Bidot - 94100 - Saint Maur des Fossés

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

 

14.  Portabilité de vos données à caractère personnel

Vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des services, ainsi que des données générées par votre activité dans le cadre de l’utilisation des services (article 20 du RGPD). Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, afin de récupérer et de conserver vos données à caractère personnel. 

Dans ce cadre, nous vous adresserons vos données à caractère personnel, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.

 

15.  Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France), dans l’Etat membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables.

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables.

 

16.  Communication relative à une violation de données à caractère personnel

Si nous constatons une faille de sécurité dans le traitement de vos données susceptibles d’entraîner un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais (article 34 du RGPD). Nous vous détaillerons à cette occasion la nature de la violation rencontrée et les mesures mise en place pour y mettre un terme.

 

17.  Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte. Votre utilisation de la Plateforme suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle charte. A défaut et si cette nouvelle charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder à la Plateforme.

 

18.  Entrée en vigueur

La présente charte est entrée en vigueur le 01 août 2020 et est réguliérement mise à jour.